Проект разработки и внедрения СМК - содержание и критерии завершения

 

Цель лекции:

26 сентября на форуме сообщением Александра Баранича (http://quality.eup.ru/Technology/Scripts/phpBB2/viewtopic.php?t=4577&start=0) было инициировано обсуждение весьма важной проблемы. Вот как сформулировал ее Александр: «Инициируя проект, цель которого «Разработка и внедрение реально функционирующей СМК в соответствии с ISO 9001:2000», хотелось бы сразу (в самом начале фазы «планирование») определиться — по каким критериям проектная команда поймет, что данная цель достигнута. Т. е. ЧТО будет свидетельством того, что 1) СМК разработана; 2) внедрена; 3) РЕАЛЬНО функционирует. И, кроме того, в соответствии с требованиями стандарта».

Здесь есть, с чем следует разобраться.

Начнем с констатирования известного факта, что «жизнь» любой СМК делится на две части, которые можно четко разграничить: 1) разработка и внедрение и 2)поддержание и улучшение. Самое главное отличие этих частей состоит в том, что первая имеет (потенциально) срок окончания, а вторая может длиться бесконечно (или, точнее, пока сохраняется в этом потребность у организации). Или, говоря другими словами, на первом этапе мы можем указать некий конечный результат, который может быть получен в заранее заданный срок, а вот на втором этапе такого конечного результата указать нельзя в принципе, там можно говорить только об оперативных (промежуточных) результатах, привязанных к каким-то контрольным точкам.

Взглянем на два определения.

Первое: «Проект — уникальный процесс, состоящий из совокупности скоординированной и управляемой деятельности с начальной и конечными датами, предпринятый для достижения цели, соответствующей конкретным требованиям, включающий ограничения по срокам, стоимости и ресурсам».

Второе: «Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов».

Первое определение взято из стандарта ISO 9000:2000, второе — из Руководства PMBook 2004 года, 3–е издание. (Кстати, интересующимся нелишне будет заглянуть и в ISO 10006:2003 »СМК. Руководство по менеджменту качества в проектах»).

И то, и другое позволяют нам уверенно заявлять, что первый этап «жизни» СМК — разработка и внедрение — ни что иное, как проект. И это значит, что специалисту, назначенному вести этот проект, потребуется знание из области Project management.

Второй этап «жизни» СМК PMBook относит к «операционной деятельности» и указывает: «Конечные цели проекта и операционной деятельности отличаются коренным образом. Задача проекта — достижение поставленной цели, после чего проект завершается. Операционная деятельность, напротив, обычно служит для обеспечения нормального течения бизнеса. Проект отличается тем, что он завершается после выполнения поставленных конкретных задач, в то время как операции получают новые цели и продолжают выполняться».

Это позволяет сделать вывод, что деятельность специалиста, отвечающего за построение и поддержание СМК, будет принципиально отличаться на первом и втором этапе.

Поговорим подробнее о первой фазе — проекте.

Вопрос, поднятый Александром, звучит так: на основании каких критериев менеджер проекта может принять решение о том, что проект выполнен.

Ответ, казалось бы, очевиден: проект завершен тогда, когда он выполнил поставленные цели. Но неизбежен следующий вопрос: а что есть цели проекта?

И здесь уже простыми формулировками не отделаешься :–) надо углубляться

Пойду я методом «от противного» и попробую продемонстрировать, почему те цели, которые очень часто устанавливаются как цели проекта по разработке и внедрению СМК, не верны и приводят к неопределенным ситуациям.

Итак, я назначен менеджером проекта и, вслед за многими своими коллегами, говорю: целью инициируемого проекта по разработке и внедрению СМК является построение системы, соответствующей заданным требованиям (для определенности — стандарта ISO 9001:2000). Руководство мудро кивает головой, соглашаясь, и цель утверждена.

Теперь на повестке дня стоит разработка плана проекта.

Что значит спланировать проект?

Нетрудно видеть, что параметрами проекта являются работы, время, ресурсы и стоимость. План — это документ, который все эти параметры связывает вместе: он показывает, какие работы должны быть выполнены с в какие сроки с привлечением каких ресурсов и с какой стоимостью.

Первое, с чего начинается планирование, это примерное определение работ, которые необходимо выполнить, чтобы достичь поставленной цели (целей).

И здесь меня ждет первое затруднение: какие работы надо выполнить, чтобы построить СМК, соответствующую требованиям стандарта?

Попробую, вчитываясь в стандарт, преодолеть это затруднение.

Стандарт говорит, что организация должна:

Вот, собственно, и все требования, которые относятся к первому этапу — разработке системы.

Остальные требования относятся ко второй фазе «жизни» СМК.

Но если я ограничусь работами из списка, то это ведет к конфликту с поставленной целью, т. к. она предполагает соответствие системы всем требованиям.

Мне достаточно запланировать работу «Сформулировать политику и цели в области качества» с соответствующими результатами, чтобы выполнить первое требование из списка. Я запланирую работы по идентификации процессов, распределению ответственности и документированию — и их результаты позволят мне выполнить оставшиеся в списке требования. Но какие работы я должен запланировать, чтобы выполнить, например, такое требование «Организация должна обеспечивать соответствие закупленной продукции установленным требованиям к закупкам» или «Организация должна подтверждать все процессы производства и обслуживания, результаты которых нельзя проверить посредством последовательного мониторинга и измерения»? Ведь это чистой воды операционная деятельность и, как мы уже знаем, она лежит вне проекта. Мы приходим к противоречию: проект — по определению — предполагает уникальность, неповторяемость, ограниченность по срокам работ, а выполнение требований к операционной деятельности подразумевает наоборот повторяемость, отсутствие конечных результатов.

Преодолеть это противоречие можно только одним способом: включить в цели проекта удовлетворение только тех требований, которые носят «проектный» характер, т. е. тех, что перечислены выше.

Тогда целеполагание в проекте может выглядеть примерно так:

«Целью проекта по разработке и внедрению системы менеджмента качества является создание и обеспечение готовности системы к эксплуатации, которые выражаются в том, что:

Уверен, что любой менеджер проекта по этому списку легко составит примерный перечень работ проекта.

Но это цели, а речь изначально шла о критериях. Пришел черед поговорить и о них.

Критерий для цели №1 («политика и цели в области качества сформулированы и соответствуют установленным требованиям»): политика и цели в области качества сформулированы, документированы, согласованы и утверждены. Здесь может возникнуть вопрос: а где же здесь соответствие установленным требованиям? Но на самом деле оно присутствует, только косвенно: ведь механизм согласования и утверждения — это и есть инструмент обеспечения адекватности документа, т. е. соответствия его требованиям. Это означает, что согласованный и утвержденный документ должен считаться адекватным, соответствующим.

Критерий для цели №2 (процессы идентифицированы в соответствии с установленными требованиями): процессы и их связи определены, согласованы и утверждены.

Думаю, что определить критерии для остальных целей не составит труда.

Итак, если из требований стандарта выделить только те, что относятся к проектированию системы, то мы получаем:

а) цели проекта, из которых легко определяется содержание работ по их достижению,

б) критерии, которые легко проверяются.

Совершенно очевидно, что задавшись целью проекта — построение СМК, соответствующей всем требованиям стандарта, — мы бы не получили ни а), ни б).

В качестве примера приведен план проекта. Он носит информационно–демонстрационный характер.

Резюме: